Competentie 5 –> inrichten, beheersen, analyseren en verbeteren van bedrijfsprocessen en (project-) organisatie
#1 Reflecteren
Nadat Try-This editie 8.0 afgerond was heeft er een gesprek plaatsgevonden met onze stage begeleidster Jannie van der Veen, zij is hoofd Educatie bij Tryater. Jannie leidde hierin het gesprek, zij kwam met idee om allereerst naar iedereen individueel te gaan kijken.
Jannie deelde voor iedereen een geel papier uit waar een naam op stond, hier moest je vervolgens een tip over opschrijven en een top. Daarna gingen we dit bespreken en gingen we er wat dieper op in. Waar dit vandaan zou kunnen komen, en hoe we eraan zouden kunnen gaan werken.
Zelf vond ik dit een prettige manier van werken ik wist namelijk dat er wat onuitgesproken frustraties in de groep lagen en op deze manier konden we er over praten. Dit is ook tijdens het gesprek eruit gekomen. We hebben vervolgens met elkaar afgesproken dat we hier met elkaar zouden opletten dat bepaalde gedragskenmerken niet weer naar de voorgrond zouden treden.
Vervolgens hebben we met het kernteam nog gesproken wat onze bevinden waren van de workshopsavonden en de voorstellingen. Hier zijn verbeterpunten uitgekomen zoal: eerder beginnen met werven, eerder uitnodigingen intern te versturen en vaker intern om advies te vragen. Dit is genoteerd zodat we hier de volgende keer rekening mee kunnen houden. Er is ook gekeken naar de vorige edities van Try-This om te kijken hoe het die keer is vergaan, wat toen de thematieken waren en het is aangepakt.
We hebben positieve feedback ontvangen van zowel de spelers als de regisseurs. In de gesprekken die we hebben gevoerd kwam vooral naar voren dat we benaderbaar zijn, dat we persoonlijk zijn in onze communicatie en dat de toitoitoi en etentjes goed ontvangen zijn. Wel is er vanuit de spelers gezegd dat we de volgende keer strikter mogen zijn naar de spelers toe. Het was voor zowel de spelers als voor ons te vrijblijvend. Er zijn veel deelnemers last minute nog afgehaakt of kwamen na de eerste workshop niet meer opdagen. Omdat er maar 4 workshopsavonden waren voordat er gespeeld zou worden heeft dit een grote invloed. Dit hebben we dan ook genoteerd.
Allereerst deze manier van reflecteren; vond ik fijn omdat er niet alleen maar naar de prestatie werd gekeken maar ook naar de persoonlijke ontwikkeling. Bij mij kwam er vooral veel naar voren om niet zo aan mijzelf te twijfelen en het gewoon te doen! Daarnaast is de communicatie met mij prettig, ik denk hardop en op na.
#2 Gantt Chart
Voor het project Grand Départ was ik projectleider, vanuit school kregen we de tools om een Gantt Chart te maken. De Gantt is ontwikkeld door Henry Laurence Gantt, het is een hulpmiddel bij project planning.
Allereerst deed ik onderzoek naar de Gantt Chart. In een Gantt Chart wordt op visuele wijze inzicht gegeven in de bezetting van de teamleden op verschillende activiteiten. Op de Gantt Chart zijn de dimensies tijd en taken te zien.
Ik heb ervoor gekozen om de Gantt Chart digitaal te maken zodat er ook met procenten gewerkt kon worden. Ook had iedereen op deze manier toegang tot de planning én kon het makkelijk aangepast worden. Ik heb er best wat tijd en energie ingestoken, met in het achterhoofd dat we hier iets aan zouden hebben in de toekomst. Ik heb gewerkt met verschillende kleuren en ieder groepslid kon aangeven wanneer hij of zij hieraan ging werken. Zo kan ik ook precies zien waar iedereen mee bezig was en voor hoeveel procent dit klaar was.
De Gantt Chart heeft goed uitgepakt voor het project, er is vaak op teruggegrepen. Iedereen kon zelf de percentages invullen doordat het op Dropbox stond. Ik ben van plan deze tool vaker te gebruiken als er een project wordt gedaan of een groot verslag waar meerder mensen aan werken. Je houdt er overzicht mee! Door de Gantt Chart ben ik ook wijzer geworden met Excel en kan ik hier nu beter mee werken.
Het heeft het proces verbeterd door we een strakke tijdsplanning hadden die al een paar maanden van tevoren bekend was. Zo kwamen we niet voor verassingen te staan.
